Thông tin cuộc gọi
- Thời điểm tiếp nhận: Khoảng 15h chiều
- Nhu cầu: Hẹn lắp đặt điều hòa 2 chiều trong ngày
- Tình huống: Khách cần sử dụng gấp do trong nhà có người lớn tuổi
Tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng
Khách hàng gọi đến tổng đài Dịch vụ 3T với yêu cầu được lắp đặt điều hòa 2 chiều ngay trong ngày.
Tổng đài viên tiếp nhận cuộc gọi, xác nhận lại nhu cầu và thu thập các thông tin cần thiết:
- Địa chỉ lắp đặt
- Loại điều hòa dự kiến sử dụng
- Thời gian khách có thể sắp xếp trong ngày
Ở thời điểm này, tổng đài chưa không xác nhận ngay lịch, mà ưu tiên làm rõ khả năng xử lý thực tế.
Kiểm tra và đánh giá khả năng điều phối
Sau khi có đủ thông tin, tổng đài tiến hành:
- Kiểm tra lịch làm việc của đội kỹ thuật khu vực
- Xác định kỹ thuật viên có thể lắp đặt điều hòa 2 chiều
- Đánh giá thời gian di chuyển và khung giờ còn trống trong ngày
Kết quả kiểm tra cho thấy lịch trong ngày khá kín, tuy nhiên vẫn có thể sắp xếp được một khung giờ cuối buổi chiều nếu điều phối hợp lý.
Phản hồi rõ ràng cho khách hàng
Tổng đài liên hệ lại với khách để thông tin cụ thể:
- Có thể bố trí kỹ thuật đến trong ngày
- Thời gian dự kiến là cuối buổi chiều
- Trường hợp có thay đổi, tổng đài sẽ chủ động liên hệ trước
Khách hàng đồng ý với phương án và xác nhận lịch lắp đặt.
Theo dõi trong quá trình triển khai
Sau khi chốt lịch, tổng đài thực hiện:
- Gửi đầy đủ thông tin cho kỹ thuật viên phụ trách
- Theo dõi tiến độ di chuyển của kỹ thuật
- Sẵn sàng hỗ trợ nếu khách cần điều chỉnh thời gian hoặc có phát sinh
Trong suốt quá trình, tổng đài là đầu mối duy nhất để khách hàng liên hệ.
Hoàn tất và xác nhận sau dịch vụ
Kỹ thuật viên hoàn thành việc lắp đặt điều hòa 2 chiều theo đúng lịch đã thống nhất.
Thiết bị hoạt động ổn định.
Cuối ngày, tổng đài Dịch vụ 3T gọi lại xác nhận:
- Tình trạng thiết bị sau lắp đặt
- Mức độ hài lòng của khách hàng
- Thông tin hỗ trợ và bảo hành nếu cần sử dụng sau này
Vai trò của tổng đài inbound Dịch vụ 3T
Với Dịch vụ 3T, tổng đài inbound không chỉ tiếp nhận yêu cầu, mà còn:
- Đánh giá đúng khả năng xử lý
- Điều phối kỹ thuật phù hợp
- Theo dõi xuyên suốt đến khi hoàn tất dịch vụ
Mỗi yêu cầu được tiếp nhận đều có người theo dõi rõ ràng, tránh tình trạng khách hàng phải gọi nhiều lần hoặc tự xử lý.
Khi cần hỗ trợ lắp đặt hoặc gặp sự cố trong quá trình sử dụng thiết bị, khách hàng có thể liên hệ trực tiếp tổng đài Dịch vụ 3T để được tiếp nhận và xử lý kịp thời.
Đăng ký dịch vụ
